Hur du lyckas med din digitala Workshop

Nyhet

Hur planerar man egentligen in en givande och lyckad workshop digitalt?

I tider som dessa, när fysiska sammankomster inte är aktuella eller möjliga på samma sätt som de brukar vara, är det istället digitala workshops, webinarier och andra typer av onlinemöten som har fått ta över. Det är visserligen svårt att ersätta fysiska sammankomster med digitala möten av flera anledningar men vi har sett att det går att uppnå ett fullgott resultat även digitalt med lite extra planering och förberedelser.

Digitala möten har nog de flesta haft även innan Covid-19. Digitala workshops är däremot inte riktigt lika vanligt och hur man lyckas med en sådan är därför inte helt självklart. Efter att ha hållit i flertalet digitala workshops för våra kunder har vi kommit fram till ett antal punkter som vi anser vara extra viktiga att tänka på för ett lyckat resultat.

 

Tydlig kommunikation inför mötet 

Det är lättare att komma förberedd till en workshop om man vet innehållet. Skicka ut en tydlig kallelse i god tid, så att deltagarna i förväg kan få en klar bild av syfte, mål, agenda och förberedelser inför workshopen. Dessa kan sedan med fördel gås igenom vid workshopens start. Även den planerade tidsåtgången bör kommuniceras i förväg, så att deltagarna är beredda på hur länge de behöver hålla fokus.

 

Planering är nyckeln!

Inför en digital workshop är det extra viktigt med planering. Det kan till exempel vara bra att i förväg ha funderat på vad som kan innebära en negativ påverkan på engagemanget, koncentrationen och energin hos deltagarna och hur man på bästa sätt kan se till att bibehålla höga nivåer genom hela workshopen.

Viktigt är även dokument och underlag som deltagarna kan behöva ha tillgång till under workshopens gång. Glöm inte att maila ut det i förväg så att alla har tillgång till rätt underlag. Vissa kan till exempel föredra utskrivna dokument – då är det att föredra om de fått möjlighet att skriva ut dem i förväg.

 

Förberedelser för deltagarna

Det är naturligtvis lite extra utmanande att skapa engagemang och säkerställa aktivt deltagande när en workshop sker online. Ett bra knep är att skapa någon sorts enklare uppgift som deltagarna ska ha gjort i förväg. Ett exempel som vi upplevt vara effektivt är att ge deltagarna några frågor att fundera på inför workshopen. Dessa kan vara relaterade till vissa dokument som också ska läsas in, deltagarnas egna arbetsområden etc. Sådana uppgifter kan hjälpa till att skapa ett bättre flow när man väl kommer in på ämnena som ska diskuteras. Dessutom slipper man lägga tid under workshopen på att skapa rätt ”mindset”.

 

Definiera reglerna

Inled workshopen med att gå igenom vad som gäller när det handlar om att ställa frågor och komma med kommentarer. Ett bra exempel är att låta deltagarna skriva sitt namn i chatten om de vill säga något – på så sätt blir det dessutom ett automatiskt kösystem. Ha gärna en moderator som kan hantera detta åt dig för att slippa behöva ha fokus på presentationen och chatten samtidigt. Se också till att deltagarna (och ledaren!) håller sig till det aktuella ämnet – detta kan också vara ett uppdrag för en moderator.

 

Var kompis med tekniken

Se till att internetuppkopplingen fungerar som den ska. Det ska gå att visa bilder och video utan att det hackar. Var förberedd så att det snabbt går att sätta igång videon och växla mellan olika visningslägen. Finns det en presentation som ska visas för deltagarna? Se till att vara förberedd och veta hur den snabbt ska sättas igång. Teknikstrul stör koncentrationen och tar onödigt mycket energi.

 

Ljudet

Det går inte att understryka nog hur viktigt det är med bra ljud. Se till att ljudtekniken fungerar som den ska så att det inte blir problem för deltagarna att höra. Störande bakgrundsljud kan med fördel filtreras bort med hjälp av ett bra headset med en brusreducerande mikrofon. Ytterligare ett tips är att be deltagare stänga av sin mikrofon när de inte pratar. I vissa appar kan man, som mötesansvarig, till och med stänga av alla andras mikrofoner om det skulle behövas.

 

Video – tänk på vinkeln, ljuset och bakgrunden

Om video ska användas kan det vara trevligt att tänka på att placera kameran lite högre upp än bara höjden på en laptop, för att slippa få bilden underifrån. Det är också viktigt att tänka ljuset där ni sitter. Det bästa är om det är ett mjukt ljus som belyser er snett eller rakt framifrån. Naturligt ljus från ett fönster är utmärkt för detta. För mycket sidoljus ger skuggor i ansiktet och för hårt ljus, såsom direkt solljus, ger skarpa, hårda kontraster som gör skuggorna nästan helt svarta i bild. Bakljus gör ofta att kameran inte kan avgöra hur ljus bilden ska vara. Undvik gärna helt att ha lampor som syns i bilden. Tänk också på att tavlor och annat i bakgrunden kan bli distraherande – försök ha det så neutralt som möjligt runtomkring.

 

Glöm inte pauserna!

En teknik som vi testat med gott resultat är pomodoro: 25 minuter aktivt, 5 minuter paus. Sedan en längre paus efter 2 timmar. Detta kan vara att föredra i workshops med mycket diskussioner eller som handlar om ett komplicerat ämne. Uppmana gärna deltagarna att lämna datorn i pauserna och göra något med lägre koncentrationsbehov. Det räknas inte som en paus om man svarar på mail eller går in på sociala medier. Tänk också på att inte hålla igång för länge – max 5 timmar effektiv mötestid per dag är att rekommendera.

 

Fyll på med energi

Något som är lätt att glömma i alla typer av onlinemöten är det absolut viktigaste – fika! Man sitter i flera timmar och diskuterar via en skärm – det är inte konstigt att man blir trött. Det kan kännas lite fånigt att tala om det för deltagarna, men en enkel påminnelse om att de gärna ska förbereda med lite frukt, en macka, kaka eller liknande kan ha stor påverkan på energinivån och därmed resultatet av workshopen.

 

Med hjälp av dessa punkter hoppas vi kunna hjälpa er att ha digitala workshops som är (minst) lika bra som när man träffas fysiskt – lycka till!

Kontakta oss gärna genom att fylla i nedanstående formulär.
Vi återkopplar alltid så fort vi kan.